审计问题

OPWDD 和其他政府机构将审计一个项目如何处理个人津贴。他们将审查分类账和证明文件，并清点手头的现金。

在审计过程中发现了一些常见的问题。这些常见的问题包括。

• 个人津贴没有在收到后三（3）天内与可计算的收入分开
• 资金丢失
• 当其未赚取的收入数额减少时，未将全部个人津贴数额分配给该人 
• 没有完成对居住在不同类型住所的人的个人津贴账户所需百分比的年度审查
• 房子里的现金超过了每人的法定现金上限
• 个人津贴的支出是不恰当的，例如，个人津贴被用来支付本地电话服务、处方和其他本应由机构或医疗补助支付的费用
• 没有定期对该人在MMA的资金处理能力进行重新评估 
• 不存在关于如何处理个人津贴资金的内部书面程序
• 缺乏从OPWDD收到和单独核算半年期服装津贴的文件。
• 半年一次的服装津贴资金没有被使用 

账本也出现了一些常见的问题，如：。

• 现金交易在发生时没有记入分类账中
• 进行购买的人没有被记录下来
• 账簿维护不善或根本不存在
• 账本上出现了数学错误
• 购买的东西没有证明收据
• 通用收据没有包括供应商、日期或购买物品的描述 
• 有能力的人没有为他们所获得的钱财签名或签字。 

抵押是指机构或工作人员将机构资金或自己的钱借给一个人，并期望从个人津贴资金中得到偿还。国家法律禁止将钱借给个人津贴领取者，即使是短期的，后来从个人津贴资金中偿还，也是不允许的。 

如果住处的工作人员在申请时无法获得现金，住处不得从零用金中提取资金或借出个人资金，之后再从该人的个人津贴中偿还零用金或工作人员。事先计划可以消除工作人员可能被诱惑借出机构资金或自己资金的情况。该机构应审查其程序，以确保有计划地确保个人在可以打开保险箱的工作人员下班后能够获得其资金。 

如今，使用现金进行一些采购是很困难的。OPWDD 已经制定了政策，以解决使用信用卡购物的问题，以避免在必要时进行认捐（如机票）。DDSOO 或志愿机构可以使用他们的商业信用卡为 DDSOO 或志愿机构主任为其管理个人津贴资金的人购买物品。该人的资金必须在购买前预留，并且是购买的全部金额。如果在购买前没有预留资金，将被视为资金抵押，这将违反 OPWDD 的个人津贴条例（14 NYCRR 633.15）。

对于需要使用信用卡的采购，该机构可以确保他们允许人们接触到物品，并确保他们不通过认捐钱财。

• 审查个人津贴账户，并核实是否有足够的余额来支付购买。
• 在使用信用卡之前预留全部费用
• 交易后立即从个人账户向信用卡账单支付全部费用

当当事人没有收入时，机构可以提供资金购买物品或参加社区活动。这不是预支资金，因为不指望当事人会偿还机构。如果一个机构向没有收入的人提供资金，如果该人后来有资格获得福利，用于个人消费的资金就不能得到偿还。 

可以制定程序，允许工作人员在可以接触保险箱的工作人员下班后接触少量的个人津贴资金。一种方法是使用分账系统。 

子分类账被推荐为最佳做法，因为。

• 将尽量减少安全区域外的现金
• 它提供了资金的问责制
• 人们在需要时可以获得他们的现金 

例子 - 子分类账

这个例子描述了一个供应商使用的分类账程序。

账目表是安全的，资金被锁在一个保险箱里。托管人指定一名账目经理，他可以接触到账目和保险箱。可以指定一名分类账共同管理人，作为指定管理人下班时的后援。在责任从经理转移到共同经理之前，必须对分类账和现金进行全面核对。 

如果在无法进入保险箱的情况下需要资金，可以提前将小笔资金交给另一位负责任的工作人员，并在外出活动结束后在宿舍内保管。工作人员在账目表上签字，并将资金放在一个指定资金用途的分账信封中。工作人员必须记录所有资金的使用情况并提供收据。当工作人员不在个人身边或不代表他们购物时，资金和分账簿是安全的。 如果现金有特定用途，负责的工作人员必须在七（7）天内购物并将收据和零钱返还给分类账管理员。如果为同一个人申请更多的钱，工作人员必须在批准额外资金之前上交分类账。

每当一个工作人员将一个人的资金转移给另一个工作人员时，必须有一个分类账记录。 

提供者有几项政策，有助于保障资金。

• 工作人员不允许从一个人的账户向另一个人的账户转账或贷款。 
• 禁止用个人津贴资金向工作人员贷款
• 不允许工作人员花费自己的资金，然后再报销。
• 不允许将工作人员和个人的资金混在一起；每个人的资金都要单独保存。
• 分类账管理人可以在任何时候审计子分类账

由于个人津贴影响到一个人的生活质量，滥用津贴会受到法律的惩罚。滥用个人津贴可以是A级轻罪。民事和刑事处罚包括。

• 高达2年的监禁
• 罚款10,000美元
• 高达两倍于误用金额的判决