账簿
负责管理个人津贴的机构必须保持一个分类账（或其等价物）来记录所有交易。分类账应正确显示所有的存款、提款、转账、支出和利息，并必须包括每笔交易的简要说明。分类账上的余额必须始终与住所内的现金和现金等价物的总额相匹配。
有时一个人有不止一个分类账。机构可能保留一个分类账来记录福利和个人津贴的交易，而住所可能保留另一个分类账来记录手头的现金交易。此人应在交易时在住宅分类账上签名，或至少每月在PEP所附的记录上签名，除非PEP表明此人不能理解在这些记录上签名意味着什么。
当事人、其父母、监护人、辩护人、收款人代表和福利支付机构必须能够应要求审查个人津贴账户的所有记录，包括分类账。分类账的副本必须每季度寄给代表受款人；非居住地提供者的分类账副本也应每季度寄给居住地。
如果该机构为多个个人管理资金，它必须对家庭护理院中个人的至少10%的个人账户和其他类型住所中个人的25%的个人账户进行年度审计，该机构主管是代表受款人或为其处理资金。这些审计必须证明符合个人津贴条例的规定。
电子账簿
一些机构使用电子电子表格，而不是纸质分类账。每个人都有一个电子表格，每个月都有不同的页面。电子表格可以被设置为在每次交易后自动计算个人津贴余额，并将余额从一个月结转到另一个月。这有助于消除数学上的错误。打字记录，而不是手写，也使审计人员容易看到资金的使用情况。
当分类帐为电子帐时，必须在月底打印出当月的页面，如果初始化对个人有意义的话，个人必须在电子表格上初始化并注明日期。这表明该人收到了电子表格上反映的金额。或者，该人可以签署一份单独的月度确认书，确认他们批准了以电子方式保存的分类账交易。这可以消除打印实际分类账的需要。
如果您的机构没有电子表格格式，您可以联系当地的FBEAM获取账本样本，以使用或使用我们网站上的家庭护理账本和说明样本。
收据
收据对于记录个人津贴的支出是必要的。收据应与分类账条目相对应，并应明确显示。
- 购买的物品或服务
- 支付的金额
- 供应商
- 购买日期
当机构工作人员花费个人津贴资金时，需要有收据。每笔消费都必须有收据，分类账目中应有一个参考编号，以找到相关的收据。如果以个人名义购买的物品没有收据，机构可能会被要求偿还该人所花的金额。
所有团体购物都需要有收据。收据应显示上述所有项目，并列出该团体的人数。它应该显示每个人花费的金额与他们使用的购买物相等（每个人为团体购买所支付的金额也必须反映在他们各自的分类账中）。每个人的分类账都必须附上一份收据的副本。
收款例外情况
如果工作人员使用个人津贴购买15美元以下的常规娱乐相关物品，不需要开具收据，但工作人员必须在账簿上记下这笔小额支出（例如，"电影--电影名称--10.50美元"）。
各机构可自行决定要求工作人员的所有购买行为提供收据。机构的政策可能比法规更严格；你应该参考你的机构的书面程序，以确保合规。
当一个人花费自己的资金，其数额与他们的资金管理评估一致时，不需要收据。账簿上的记录应该是 "XX.XX美元用于支出"，当事人应该在记录上签名。虽然不要求当事人的购物收据，但最好的做法是鼓励当事人取得收据，并将其交给住处保管，以防物品需要退回或因其他目的（如保修）需要购买证明。重要的是要记住，给当事人的钱不能超过他们被确定为有能力独立处理的MMA。
零售商奖励
当零售商发放可兑换现金、商品或其他考虑的购物奖励时，该奖励是购买原始物品的人的唯一财产。奖励必须通过输入优惠券或证书/卡号作为交易的一部分记录在账簿上，奖励必须附在收据上。奖励券、礼券/卡和积分只能由获得这些奖励的人使用。如果该人没有使用奖励，必须让奖励过期。未使用的奖励必须保留在购物收据上。
如果奖励遗失或丢失，机构工作人员应与商店或连锁店的免费电话联系，以确定其是否已被兑换。如果奖励被使用了，而且没有证据表明该奖励被用于该人的利益（例如，在后来的收据上显示），该机构必须向该人报销奖励的价值。如果该机构不能确认是否使用了该奖励，该机构必须向该人偿还该奖励的价值。
个人津贴审计应包括核实任何奖励是否被正确记录，并用于个人利益或允许过期。不遵守上述要求的机构工作人员，直接违反了OPWDD保护其照管人员个人财产的责任。
季度会计要求
至少每季度一次，个人津贴会计必须显示个人津贴资金的位置。它应该详细说明。
- 在当事人住所和日间项目的现金和现金等价物的数量
- 个人所有账户中的资金数额
- 机构银行账户中的金额
如果季度会计是机构整体记录的一部分，会计必须显示个人津贴资金与机构控制的其他资金分开。
记录保留
各机构必须保持完整的记录，记录所有涉及个人津贴的交易，为期四（4）年。