概述

个人津贴条例概述了DDSO和OPWDD志愿机构的责任,这些机构接受代表他们所服务的个人处理任何个人资金。他们规定了住宿提供者和非住宿提供者的责任。无论资金来源如何,如果该机构正在处理资金,该机构必须遵守个人津贴条例,包括记录该机构管理的每一笔资金的收付情况,包括存款、提款、利息和账户之间的转账。 

个人津贴来自于一个人的月收入,包括不劳而获的收入,如政府福利和任何赚取的收入。重要的是,当资金到位时,一个人可以获得其个人津贴。该机构必须在收到个人津贴后的三个工作日内将其与其他资金分开。个人必须在申请后的三个工作日内获得个人资金。

住宿供应商的责任

住院机构必须确定一个人是否需要一个代表受款人。必须在入院后10天内评估和记录是否需要代付人,如果一个人搬家,如果他们的情况或管理资金的能力发生变化,以及如果该人或其他人代表他们要求代付。如果机构确定一个人需要一个代表受款人,而他们以前没有一个代表受款人,医疗专业人员必须进行评估,并将他们的评估结果提交给SSA。必须保留文件。 

如果受款人是设施主管,他们必须管理该人的福利和个人津贴而不收取费用。如果设施主管不是受款人代表,他们必须以书面形式提出免费管理个人津贴。关于代表受款人责任的更多信息在《纽约公约》第14章第633.9节中有概述。  

住院机构必须制定和实施管理和使用资金的政策和程序。政策和程序必须至少涉及:1:

  • 资金的安全,包括保持的位置和对访问的限制
  • 工作人员、志愿者和提供者的责任心
  • 记录保存,包括电子和纸质记录
  • 个人津贴的支出和监测
  • 个人津贴的使用只对个人有利,并反映他们的选择。
  • 制定个人开支计划和实施个人开支计划的程序 
  • 当提供者申请成为收款代表时,通知其选择的人和当事人
  • 对会计要求的答复

住院机构负责使用以下准则管理个人津贴账户。

  • 个人津贴必须在收到后的三(3)个工作日内与收入或每月可用净收入(NAMI)分开。 
  • 必须保持所有资源的记录,以确保继续获得福利和待遇的资格 
  • 会计程序必须明确指出个人津贴与属于机构、其雇员、承包商、顾问、志愿者或家庭护理人员的任何资金分开。
  • 如果个人津贴已存入机构银行账户,个人津贴账户必须反映个人赚取的所有利息

除了这些准则外,机构或赞助机构必须有程序来监测个人可独立使用的资金总额,并与个人合作,确保这一总额不超过个人的资金管理评估(MMA)中规定的数额。这包括

  • 个人持有的现金或现金等价物,如借记卡或预付信用卡
  • 该人从其收入中保留的资金
  • 保存在个人所有账户中的资金(例如,在社区银行账户中)。

在不同生活环境中的迁移

人们有时会从一个生活环境搬到另一个环境。在这一过渡期间,重要的是他们能不间断地获得个人津贴资金。

个人津贴的钱属于当事人,必须由当事人自行决定用于个人消费。为确保当事人的钱财不被盗用,已制定了具体的程序,概述如下。   

当原来的机构是受款人,而此人的钱完全来自于社会保险或SSI以外的来源时,所有个人津贴的余额必须在此人离开后的10天内转交给新住所的有关方面。在过渡期间,在指定新的受款人代表之前收到的任何额外资金必须在收到后5个工作日内转交给新机构。这种安排一直持续到指定新的收款人为止。如果新的住所是DDSOO或自愿认证的住所,新的提供者必须在入院后10天内确定是否还需要受款人,并申请成为受款人(如适用)。

当当事人的任何款项来自于社会安全局(SSA)的付款时,无论当事人搬到哪里,以下程序都适用。

当代表受款人将发生变化时,所有来自SSA的资金必须在10天内返还给SSA。新的机构或受款人必须被告知归还的日期和金额。
如果为特定的个人或在某些情况下提出要求,SSA可以给予书面许可,将资金转给新的收款人。这种许可必须保存在档案中。
如果收到SSA的书面许可,将资金转给新的机构,资金必须在搬迁后10天内转出。
除上述程序外,当一个人搬到另一个由OPWDD认证或经营的住所时,以下具体要求适用。 

  • 当一个人搬家时,机构必须将1个月的法定个人津贴或该人的资金总额寄给新的机构,然后再将剩余的资金返还给SSA,金额以较低者为准。 
  • 当一个新的机构被任命为代表受款人并收到一个人的资金时,这些钱必须被视为个人津贴。如果在被任命为代表受款人之前有任何租金到期,该机构必须获得SSA的书面许可才能收取,除非该人居住在ICF、DC或SRU。 
  • 丧葬费必须在10个工作日内寄给新的收款人,并且必须清楚地表明是这样的。新的机构必须单独核算安葬费,以便它仍然是SSI和Medicaid的除外资源。
  • 如果已经确定某人需要一个代表受款人,新的机构必须在该人搬迁后的10个工作日内向SSA申请成为该人的代表受款人。居住地的机构应记录需要受款人的情况以及他们愿意担任受款人的提议。该文件应保存在案件档案中。 

暂时性的收入不足

上述程序是为了避免个人在搬到新的住所时出现个人津贴不足的情况。如果一个人搬进了由不同机构经营的住所,并且由于该人的福利尚未支付给新机构而出现了暂时的短缺,机构可以预支该人的个人津贴,直到收到福利。这是机构可以向个人预付资金的唯一时间。任何其他预付资金都构成认捐,是被禁止的。 

非住宿提供者的责任

接受住宿机构提供的个人津贴资金供个人使用的非住宿机构对这些资金负责,必须按照个人津贴条例处理这些资金。 

这一责任包括制定政策和程序,至少要解决以下问题。

  • 资金的使用
  • 资金的安全性
  • 记录保存,包括电子和纸质记录
  • 所有处理资金的机构人员,包括工作人员、承包商、顾问和志愿者的责任。 
  • 个人津贴的支出和监测

此外,个人津贴条例规定,非住宿提供者必须: 1:

  • 保持最新的针对个人的记录或分类账,详细记录个人津贴资金的接收、支付和余额。
  • 根据14 NYCRR 633.15获得收据
  • 确保支出有利于个人,并且由个人购买或为其购买的物品成为其个人财产。
  • 确保个人津贴的使用符合个人的支出计划
  • 每季度向寄宿机构发送一份该计划为其持有个人津贴资金的每个人的分类账副本

与个人津贴相关的账户

有不同类型的账户与个人津贴有关。必须为个人津贴条例所涵盖的所有账户保存文件。虽然你可能不会与所有这些账户打交道,但你应该熟悉它们的用途,你也应该知道。

  • 你的机构中谁负责管理这些账户?
  • 你的机构如何管理个人津贴? 

你还应该知道如何获取有关个人在任何特定月份应得的个人津贴数额以及你所负责的个人津贴账户的总余额的信息。这些账户可能包括以下任何或全部内容。

  • 一个个人津贴账户
  • 一个机构受托人的个人津贴账户
  • 一个人拥有的账户
  • 现金或现金等价物,如借记卡或预付信用卡,在当事人的住所和/或日间项目中使用
  • 该人持有的金钱

个人津贴账户
当寄宿机构管理个人津贴时,必须为当事人建立一个个人津贴账户。这适用于该机构是代表受款人和/或他们从代表受款人或个人那里收到资金来管理的时候。个人津贴账户包括一个记录所有个人津贴收支情况的会计程序。没有规定的格式,但建议有栏目来显示当前收入和储蓄之间的差异。各机构必须至少每季度确定哪些账户持有个人津贴以及每个账户的金额。个人津贴账户资金必须保存在以下一个或多个账户中。   

  • 一个机构受托人的个人津贴账户
  • 一个人拥有的账户
  • 在当事人住所的现金
  • 与其他服务提供者的现金

机构受托人个人津贴账户

受托的个人津贴账户是由一个机构建立的,用于存放他们所负责的个人津贴资金。它们可以包含多个个人的个人津贴,但机构必须能够确定属于每个人的个人津贴。该账户必须是有利息的。该账户的利息必须分配给所有在该账户里有钱的人。虽然机构控制着银行账户,但机构并不拥有账户中的钱。 

只有经授权的机构雇员才能接触到信托账户。钱只能按以下方式支付。

  • 给人消费的 
  • 对居住地的人来说,要保持手头的现金 
  • 向供应商支付个人津贴费用  
  • 给家人或朋友,凭收据报销购买的东西
  • 对个人所有的账户

个人拥有的账户
个人拥有的账户是指在社区的金融机构中的一个账户。这个账户可以用于那些可能有一些资金管理技能但需要培训的人,用于那些需要帮助实际存取资金的人,或者用于PEP中记录的其他原因。该账户应只有个人的名字,以反映唯一的所有权。该账户决不能同时以个人的名义和机构或机构雇员的名义存在。如果可能的话,该账户应该是有利息的。工资可以存入该账户。就文件和控制而言,直接存款始终是一个好主意。

一些机构使用借记卡或ATM卡来更好地管理个人津贴。这有一个好处,因为几乎可以从任何地方以与其他人相同的方式取钱。大多数ATM机都有摄像头,这在调查问题时很有帮助。银行对账单显示取款和贷方,可以作为内部控制。它还可以减少家里的现金数量。 

由于个人所有的账户只属于个人,他们要对与账户有关的任何费用负责。然而,该机构有责任为个人寻求最佳选择,并努力争取免除任何费用。该机构还负责监督账户余额,确保个人的总资源保持在允许的限额以下,以便个人的福利不会减少。

住所的现金
根据PEP的规定,在当事人或相关机构工作人员的要求下,可以在住所内存放现金以满足当事人的日常需要。现金必须放在一个安全的地方,而且对资金的接触应该是有限的。应根据当事人的要求向其提供资金。住所内必须有文件记录,包括分类账或类似文件,记录所有的收入、支出以及住所内所有现金的余额。现金等价物,如预付信用卡,如果由住所持有,必须被视为现金。居住地的现金数额应反映出该人根据其PEP的消费需求,并等于或低于居住地的现金上限数额。法定的现金上限适用于机构可以在住所内为某人保留的现金总额,包括工资。现金上限每年都会在SSA COLA时进行调整,等于集中护理三级(专业学校)的法定个人津贴金额加20美元。这个数额可以超过14个日历日,用于特定目的。超出的具体数额、时间和目的的文件必须包括在现金账户记录中。一个机构可以选择一个低于法定数额的现金上限,但不得超过该数额。 居住地的部分现金可以提供给非居住地项目,供其在该项目接受服务时使用。 

日间项目的现金
日间计划必须遵循对所有非住宿提供者的要求。提供给日间项目的资金不应该对当事人在晚上和周末做他们喜欢的事情的能力产生负面影响。住宿计划不能将个人津贴资金转给日间计划,除非日间计划有处理个人津贴的程序,包括。

  • 为日间项目处理任何个人津贴的每个人保持单独的分类账和收据。 
  • 向住宿计划发送季度报告
  • 遵循该人的PEP

这些程序只应适用于没有能力处理自己资金的人,或适用于超过其资金管理评估所显示的金额。如果日间项目不遵循监管要求,住宿机构的工作人员不应该将个人津贴资金送到日间项目。 

例子。一个DDSOO和一个日间项目合作,在Jessica选择的日间社区活动中为她提供个人津贴。宿舍从手头的现金中提取一小笔钱(20美元或更少),寄给日间项目。日间项目将现金的收据交给住所。日间项目的工作人员会将所有的支出记入账目,包括钱的使用情况和收据(如果需要)。每个季度,日间项目都会向住宿项目发送一份账本的副本。这种安排减少了在日间项目和住宿项目之间转移小额具体金额的时间和文书工作。OPWDD 也认为这是一个更安全的安排,因为每天处理钱的人少。